1. Objetivo e compromisso com a privacidade

O Grupo Telepacs reconhece a privacidade e a proteção de dados pessoais como elementos essenciais de suas atividades empresariais, assistenciais, tecnológicas e administrativas. Esta Política descreve as diretrizes adotadas para o tratamento de dados pessoais no contexto dos serviços, sistemas, canais e relações mantidos pelas empresas e operações integrantes do Grupo Telepacs.

A Política foi elaborada em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (“LGPD”), com a regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (“ANPD”) e com as demais normas legais, regulatórias, profissionais e contratuais aplicáveis às atividades do Grupo Telepacs.

A leitura ou aceitação desta Política não constitui, por si só, consentimento para o tratamento de dados pessoais. Quando o consentimento for a base legal adequada, ele será solicitado de forma específica, livre, informada, inequívoca e destacada. Em outras situações, o tratamento poderá ocorrer com fundamento em hipóteses legais distintas, como execução de contrato, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, tutela da saúde, exercício regular de direitos, proteção da vida, prevenção à fraude ou legítimo interesse.

2. Abrangência e entidades integrantes do Grupo Telepacs

Esta Política aplica-se a todo o Grupo Telepacs, compreendendo as pessoas jurídicas, sociedades em conta de participação, marcas, unidades de negócio e operações que utilizem a marca Telepacs ou estejam submetidas a controle, administração ou coordenação comum.

Na data desta versão, a abrangência inclui, conforme aplicável à respectiva operação, a Telepacs Diagnóstico por Imagem Ltda., a Telepacs Participações Ltda., a Telepacs Cor Diagnósticos Ltda., sem prejuízo de outras sociedades, unidades ou operações que integrem ou venham a integrar o Grupo Telepacs.

A entidade responsável por cada tratamento será determinada de acordo com a relação efetivamente mantida com o titular, o serviço contratado, o documento ou sistema utilizado e a entidade que definir as finalidades e os elementos essenciais da operação. Quando duas ou mais entidades do Grupo participarem conjuntamente dessas decisões, poderão atuar como controladoras conjuntas, observadas as responsabilidades de cada uma.

O titular poderá utilizar a Central de Privacidade única do Grupo Telepacs independentemente da entidade específica envolvida. A solicitação será direcionada internamente à organização responsável pelo tratamento.

3. Situações alcançadas por esta Política

Esta Política aplica-se, conforme o contexto, aos dados pessoais tratados no âmbito:

• dos sites institucionais, páginas de campanha, formulários de contato, orçamento, demonstração, teste e relacionamento;
• dos portais, sistemas, aplicativos, visualizadores, integrações, canais de suporte e demais ambientes tecnológicos utilizados pelo Grupo Telepacs;
• da prospecção, negociação, contratação, execução e encerramento de relações com clientes, fornecedores, parceiros e prestadores;
• da prestação de serviços de telerradiologia, telecardiologia, teleneurologia, telediagnóstico, auditoria, suporte técnico, operação remota de equipamentos e serviços correlatos;
• da seleção, contratação e gestão de médicos, profissionais de saúde, colaboradores, candidatos e demais prestadores;
• das atividades administrativas, financeiras, fiscais, societárias, jurídicas, de qualidade, segurança, auditoria e governança;
• das comunicações institucionais, técnicas, comerciais e de conscientização;
• da Central de Privacidade e dos demais canais destinados ao exercício de direitos e ao contato com o encarregado.

Esta Política deve ser interpretada em conjunto com contratos, termos de uso, avisos de privacidade específicos, instrumentos assistenciais, políticas de cookies e outras informações apresentadas em contextos determinados.

4. Papéis desempenhados no tratamento de dados pessoais

A qualificação das entidades do Grupo Telepacs como agentes de tratamento poderá variar conforme a operação:

• Controladora: quando uma entidade do Grupo define as finalidades e os elementos essenciais do tratamento, como ocorre em atividades administrativas, comerciais, contratuais, de recrutamento, segurança, relacionamento, governança e gestão de seus próprios canais;
• Operadora: quando trata dados pessoais em nome e conforme as instruções de uma instituição de saúde, cliente ou outro controlador, especialmente em operações que envolvam o recebimento, a disponibilização ou o processamento de exames, imagens, sinais, informações clínicas e laudos;
• Controladora conjunta ou agente independente: quando as circunstâncias, os contratos, a legislação, a regulamentação profissional ou a autonomia técnica dos envolvidos atribuírem decisões e responsabilidades próprias ou compartilhadas a mais de uma organização.

Quando o Grupo Telepacs atuar como operador, determinadas solicitações de titulares poderão ser encaminhadas à instituição controladora responsável pela relação originária com o paciente ou pelo tratamento correspondente, sem prejuízo da cooperação necessária para atendimento da solicitação.

5. Titulares e categorias de dados pessoais

A depender da relação existente, o Grupo Telepacs poderá tratar dados pessoais de:

• pacientes e demais pessoas relacionadas a exames, procedimentos e serviços de saúde;
• representantes, colaboradores e contatos de clientes e potenciais clientes;
• médicos, profissionais de saúde, técnicos e demais prestadores;
• colaboradores, ex-colaboradores, candidatos, estagiários e dependentes;
• fornecedores, parceiros, consultores, representantes e procuradores;
• visitantes dos sites, inscritos em newsletters, participantes de eventos e usuários dos canais digitais;
• titulares e representantes que utilizem a Central de Privacidade.

As categorias de dados tratadas podem incluir, conforme a finalidade e a necessidade:

• dados de identificação e contato, como nome, e-mail, telefone, endereço, data de nascimento, documento, assinatura e imagem;
• dados profissionais e institucionais, como cargo, função, especialidade, registro profissional, empresa, CNPJ, vínculo e histórico de relacionamento;
• dados comerciais, contratuais, societários, financeiros, bancários, fiscais e de faturamento;
• dados de recrutamento, formação, experiência e trajetória profissional;
• dados de navegação e registros técnicos, como endereço IP, data e hora de acesso, dispositivo, navegador, cookies, logs, credenciais e identificadores eletrônicos;
• dados de saúde e informações clínicas, incluindo identificação do paciente, indicação clínica, histórico relevante, imagens, sinais, exames, laudos, registros de atendimento e metadados técnicos;
• dados fornecidos em solicitações de privacidade, inclusive informações destinadas à validação de identidade e representação.

Dados pessoais sensíveis, especialmente dados de saúde, são tratados apenas quando necessários e mediante proteção compatível com sua natureza e com os riscos da operação.

6. Origem dos dados pessoais

Os dados pessoais podem ser obtidos:

• diretamente do titular, quando ele preenche formulários, envia mensagens, se cadastra, participa de processo seletivo, celebra contrato ou exerce direitos;
• de instituições de saúde, clientes, médicos, profissionais, parceiros e outros agentes legitimamente envolvidos na prestação dos serviços;
• de empresas e operações integrantes do próprio Grupo Telepacs, quando o compartilhamento intragrupo for necessário, compatível e juridicamente autorizado;
• de sistemas, equipamentos, plataformas e integrações utilizados na execução dos serviços;
• de fontes públicas, bases legitimamente acessíveis ou terceiros autorizados, observadas a finalidade, a boa-fé e os direitos do titular;
• automaticamente, por meio de registros de acesso, cookies e tecnologias semelhantes.

7. Finalidades do tratamento

O Grupo Telepacs poderá tratar dados pessoais para, entre outras finalidades legítimas e compatíveis:

• responder a contatos, dúvidas, solicitações de orçamento, demonstrações, testes e manifestações;
• realizar procedimentos preliminares, celebrar, executar, administrar e encerrar contratos;
• prestar serviços de telediagnóstico, telerradiologia, telecardiologia, teleneurologia, auditoria, suporte tecnológico, operação remota e atividades correlatas;
• receber, organizar, disponibilizar, transmitir, analisar e manter informações necessárias à execução dos serviços e à emissão ou disponibilização de laudos;
• gerenciar clientes, pacientes, médicos, colaboradores, prestadores, fornecedores e parceiros;
• realizar controle de qualidade, auditorias, revisão técnica, melhoria de processos e gestão operacional;
• cumprir obrigações legais, regulatórias, sanitárias, profissionais, fiscais, trabalhistas, societárias e contratuais;
• proteger a vida, a integridade física e a saúde, quando aplicável;
• exercer direitos em processos judiciais, administrativos, arbitrais ou perante autoridades e conselhos profissionais;
• prevenir fraudes, controlar acessos, investigar eventos, manter registros de segurança e proteger sistemas, pessoas e informações;
• realizar recrutamento, seleção, contratação, gestão e desligamento de profissionais;
• enviar comunicações operacionais, institucionais, técnicas, educativas ou comerciais;
• desenvolver, testar, aprimorar e proteger produtos, serviços, sistemas e funcionalidades, preferencialmente mediante dados anonimizados ou agregados quando possível;
• atender solicitações de titulares e manter registros de seu processamento.

8. Bases legais

Cada tratamento será vinculado à hipótese legal adequada à finalidade e à natureza dos dados. Conforme o caso, as bases legais poderão incluir:

• execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• tutela da saúde, exclusivamente nos contextos autorizados pela legislação;
• proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiros;
• exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
• prevenção à fraude e segurança do titular em processos de identificação e autenticação;
• legítimo interesse, mediante avaliação de finalidade, necessidade, proporcionalidade e impacto sobre os direitos do titular;
• consentimento, quando essa for a hipótese legal adequada e não houver desequilíbrio ou condicionamento indevido.

9. Tratamento de dados de saúde

A atividade do Grupo Telepacs pode envolver o tratamento de dados pessoais sensíveis relacionados à saúde, tais como dados clínicos, imagens médicas, sinais biológicos, exames, laudos, hipóteses diagnósticas e registros técnicos associados.

Esses dados serão tratados somente para finalidades legítimas relacionadas à prestação dos serviços, à tutela da saúde, ao cumprimento de obrigações legais e profissionais, à qualidade assistencial, à segurança, à auditoria ou ao exercício regular de direitos, conforme o papel desempenhado pela entidade envolvida.

O acesso a dados de saúde deve ser limitado a profissionais, colaboradores e prestadores autorizados, sujeitos a deveres legais, profissionais, contratuais ou institucionais de confidencialidade. Sempre que uma entidade do Grupo atuar em nome de uma instituição de saúde, observará as instruções legítimas do controlador e os limites definidos em contrato e na legislação aplicável.

10. Comunicações e marketing

O Grupo Telepacs poderá enviar comunicações institucionais, técnicas, educativas, convites, notícias e informações sobre produtos ou serviços a pessoas que mantenham relação profissional, comercial ou institucional com o Grupo ou que tenham solicitado esse tipo de conteúdo.

O titular poderá solicitar o descadastramento pelos mecanismos disponíveis na própria comunicação ou pela Central de Privacidade. O descadastramento de mensagens promocionais não impede o envio de comunicações operacionais, contratuais, regulatórias, assistenciais ou de segurança necessárias à relação existente.

11. Compartilhamento e circulação intragrupo

Os dados pessoais poderão ser compartilhados entre entidades integrantes do Grupo Telepacs quando isso for necessário para a prestação integrada de serviços, gestão administrativa, suporte tecnológico, segurança, faturamento, auditoria, atendimento, governança, cumprimento de obrigações ou exercício regular de direitos.

Também poderá haver compartilhamento, no limite necessário, com:

• instituições de saúde clientes, médicos, profissionais de saúde e demais agentes envolvidos na prestação dos serviços;
• fornecedores de tecnologia, hospedagem, armazenamento, comunicação, segurança, suporte, assinatura eletrônica e serviços correlatos;
• prestadores administrativos, contábeis, financeiros, jurídicos, de auditoria, consultoria e cobrança;
• parceiros comerciais e operacionais, quando houver fundamento jurídico, necessidade e compatibilidade de finalidade;
• autoridades públicas, órgãos reguladores, conselhos profissionais, Poder Judiciário ou terceiros, quando exigido por lei, ordem válida ou para exercício regular de direitos;
• organizações envolvidas em reorganização societária, investimento, aquisição, incorporação, transferência de ativos ou operação empresarial, mediante salvaguardas adequadas.

O Grupo Telepacs não comercializa dados pessoais. Os compartilhamentos devem observar necessidade, finalidade, confidencialidade, controles de acesso e obrigações contratuais compatíveis com a natureza das informações.

12. Transferências internacionais

Determinados fornecedores, sistemas ou infraestruturas poderão processar ou armazenar dados em outros países. Quando houver transferência internacional de dados pessoais, serão adotados os mecanismos e salvaguardas exigidos pela LGPD e pela regulamentação aplicável, considerando a finalidade, a natureza dos dados e os riscos envolvidos.

13. Cookies e tecnologias semelhantes

Os sites e ambientes digitais do Grupo Telepacs podem utilizar cookies e tecnologias semelhantes para permitir funcionalidades essenciais, manter segurança, registrar preferências, medir desempenho e audiência e, quando aplicável, apoiar comunicações e campanhas.

Cookies estritamente necessários poderão ser utilizados para o funcionamento e a segurança dos ambientes digitais. Cookies não necessários, como os analíticos, de personalização ou publicidade, deverão observar as escolhas disponibilizadas ao usuário e os requisitos legais aplicáveis. Informações adicionais poderão ser apresentadas em política específica ou em painel de preferências.

14. Retenção e eliminação

Os dados pessoais serão conservados pelo período necessário ao cumprimento das finalidades que justificaram seu tratamento, observados os prazos legais, regulatórios, profissionais, assistenciais, contratuais e de exercício regular de direitos.

Os critérios de retenção podem variar conforme a natureza do dado, o tipo de documento, o serviço prestado, o papel do Grupo Telepacs na operação e as obrigações do controlador responsável. Imagens, exames, laudos, registros clínicos, contratos, documentos fiscais, dados trabalhistas, comunicações e logs podem estar sujeitos a prazos e fundamentos distintos.

Encerrado o período aplicável, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos de forma restrita quando existir fundamento jurídico para sua conservação.

15. Segurança da informação e incidentes

O Grupo Telepacs adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais destinadas a proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, alteração, destruição, divulgação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

As medidas são definidas de acordo com a natureza dos dados, o contexto e os riscos das operações, podendo incluir controles de acesso, autenticação, registros de atividade, cópias de segurança, criptografia, segregação de ambientes, gestão de vulnerabilidades, confidencialidade, gestão de fornecedores, continuidade e resposta a incidentes.

Nenhum ambiente é absolutamente imune a riscos. Na ocorrência de incidente de segurança, serão adotadas medidas para contenção, investigação, mitigação, registro e prevenção de recorrência, além das comunicações exigidas pela legislação e pela regulamentação aplicável.

16. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, o titular poderá solicitar, quando aplicável:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados pessoais;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade, observada a regulamentação e os segredos comercial e industrial;
• eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação;
• informações sobre as entidades públicas e privadas com as quais houve compartilhamento;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• revogação do consentimento;
• oposição a tratamento realizado em desconformidade com a LGPD;
• revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, quando aplicável;
• peticionamento perante a ANPD e os órgãos de defesa do consumidor, nos termos legais.

Os direitos não são absolutos. Uma solicitação poderá ser atendida parcialmente ou não ser atendida quando houver impedimento legal, regulatório, contratual, técnico, risco aos direitos de terceiros, segredo comercial ou industrial, ou quando a entidade do Grupo Telepacs atuar apenas como operadora e a decisão competir ao controlador responsável. Nesses casos, será apresentada a justificativa cabível.

17. Exercício de direitos e contato com o encarregado

O Grupo Telepacs disponibiliza uma Central de Privacidade única para o exercício de direitos e o envio de dúvidas ou manifestações relacionadas ao tratamento de dados pessoais: